door: Pim van Westen
“Een verouderd systeem mag nooit een obstakel worden richting de toekomst”
Het vervangen van verouderde legacysystemen is een belangrijke uitdaging waar organisaties bij het digitaliseren en optimaliseren van werkprocessen tegenaanlopen. Het is niet zelden dé barrière voor hun digitale transformatie waar met angst of terughoudendheid tegenop gekeken wordt. Er zit immers veel specifieke en bedrijfskritische informatie in de systemen die door de jaren heen zijn opgebouwd. Toch is die angst niet nodig als je weet dat er meerdere oplossingen voorhanden zijn
De aanwezigheid van verouderde systemen kan de innovatie en groei van organisaties flink in de weg staan. Het is volgens recent onderzoek één van de grootste barrières bij de digitalisering. Voor succesvolle innovaties die een organisatie veel opleveren, moet het IT-fundament immers wel op orde zijn. Anders wordt het de vertragende factor bij de digitale transformatie, zoals 44 procent van de organisaties helaas ervaart. Hoe kun je die barrière wegnemen?
Een legacy systeem vervangen is een uitdaging die sterk speeltbij het optimaliseren en digitaliseren van IT- en businessprocessen in het MKB. Want juist bedrijven in het MKB werken vaak met systemen die al vele jaren meegaan. Vaak ontstaat dan ook een complexe ‘lappendeken van systeemonderdelen’ die je niet eenvoudig ‘even’ uit elkaar trekt. Hierdoor kan het vervangen van automatisering systemen in het MKB zeker uitdagend zijn, maar het is altijd goed te doen. Zeker met een modern low-code ontwikkelplatform (OutSystems) zoals die tegenwoordig voorhanden zijn. Daarnaast is vaak ook advies nodig om de juiste oplossingsrichting te kiezen.
Een belangrijke vraag bij het vervangen van verouderde legacysystemen is of je het hele systeem vernieuwt. Of ga je bestaande legacysystemen anders ontsluiten voor je actuele en toekomstige behoeften? Want wat goed is, kan goed blijven. Ik zal de verschillende ‘smaken’ illustreren met een praktijkvoorbeeld.
Een gespecialiseerde financiële dienstverlener (SKG) laat ons voor de eigen dienstverlening een compleet nieuw softwarepakket ontwikkelen. Een ingrijpend project, maar dit was voor hen nodig. Ze hadden al jarenlang een zeer stabiel eigen bankenpakket, maar dit raakte uiteindelijk wel gedateerd. Toen ook het pensioen van de eigen vertrouwde systeembeheerder in zicht begon te komen, was het een goed moment om de complete softwareomgeving (frontoffice, backoffice en interfaces met diverse applicaties en platformen) te vernieuwen en naar de cloud te brengen.
Ook is het mogelijk om een bestaand legacysysteem een nieuwe functie te geven als ‘database’. Daarbij blijft de bestaande datastructuur intact. Dit gebeurt vooral bij complexe systemen in branches waarvan de kern van het product door de jaren heen niet veel verandert. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringspolissen. Het product blijft in de kern grotendeels hetzelfde, maar het gebruik en de ontsluiting verandert.
Ook kun je werkprocessen automatiseren met een nieuwe oplossing en die koppelen aan je bestaande systeem. Zo heeft woonretailer De Mandemakers Groep (DMG) bijvoorbeeld een grote verbeterslag gemaakt door het inmeten van keukens bij klanten thuis veel slimmer en efficiënter te organiseren. Het oude werkproces met veel hand- en papierwerk van inmeters is hiervoor gedigitaliseerd in een nieuwe app. Deze tool is 2021 genomineerd voor de Computable Awards 2021.
Weer een andere oplossing is om rond je bestaande systeem vooral de communicatie te veranderen. Bijvoorbeeld door meer informatie voor klanten te ontsluiten door een koppeling met hun systeem. Zo kun je onder andere gegevens over je voorraden transparant maken voor hen.
Het koppelen van systemen biedt veel mogelijkheden. Daarin kun je ook ver gaan. Voor het Stichting Centraal Register Techniek (CRT) hebben we bijvoorbeeld een compleet nieuw register met een vakmanschap-app ontwikkeld waarvan de gegevens uit tientallen systemen afkomstig zijn.
Naast deze oplossingen kunnen ook nog mengvormen worden ingezet. Daarbij zijn ook hybride software oplossingen (standaard en maatwerk naast elkaar) denkbaar. Wat de beste keuze is voor een organisatie, is uiteraard volledig afhankelijk van de bestaande systemen en van hun actuele en toekomstige eisen en wensen. Naast de inzet van onze specialisten, methoden en middelen is vaak ook ons advies nodig om vroegtijdig een doelgerichte keuze te maken voor de juiste oplossingsrichting.
Er zijn dus meerdere oplossingen denkbaar en dat is goed nieuws. Want die bieden de mogelijkheid om de barrière van verouderde legacysystemen weg te nemen. En dat er verschillende ‘smaken’ voorhanden zijn, hoeft met goed advies zeker geen keuzestress op te leveren. Laat uw verouderde systeem in ieder geval geen obstakel worden naar de toekomst.
Het strategisch optimaliseren van IT-processen blijft een belangrijk aandachtspunt bij de digitale transformatie van organisaties. Dat klinkt misschien logisch, maar zeker bij het midden- en kleinbedrijf (MKB) verschuift de aandacht inmiddels steeds meer naar de businessprocessen.
Bedrijven in het MKB hebben hun eigen specifieke behoeften bij het optimaliseren van werkprocessen. Bij deze grote groep bedrijven zijn er onderling uiteraard grote verschillen. Maar er zijn zeker ook kenmerkende overeenkomsten die belangrijk zijn voor hun digitale transformatie.
Volg ons
