Wij maken het niet mooier dan het is: verouderde legacy systemen vervangen is uitdagend. Daar zijn we graag duidelijk over. Het is dus ook begrijpelijk dat een organisatie daar vooraf tegenop ziet. Maar uiteindelijk moet je toch een keer dat legacy systeem vervangen. En met de moderne technologie (zoals het low-code platform OutSystems) gaat dat ook steeds sneller en gemakkelijker. Dat maakt de drempel al meteen een stuk lager. En dan is het prettig om te weten dat het daarna ook grote voordelen biedt voor de hele organisatie.
In de praktijk ervaren bedrijven vaak deze voordelen:
1. De rem naar de toekomst gaat er af
Met een nieuw kernsysteem voor bijvoorbeeld ERP (Enterprise Resource Planning), TMS (Transport Management Systeem) of software voor verzekeringen of bankieren ontstaat een nieuw fundament. Voor groei, betere samenwerking en productiviteit of belangrijke innovaties. Door bestaande legacy systemen te vervangen worden de oude barrières weggenomen en gaan nieuwe deuren open om de huidige en toekomstige organisatiedoelen te realiseren. Dit biedt bijvoorbeeld nieuwe mogelijkheden op het gebied van:
- Gebruikerservaring
- Het integreren van systemen
- Ondersteuning
- Onderhoud
Of zoals Stefan van der Zijden (VP Analist) bij onderzoeksbureau Gartner het zegt: “Voor veel organisaties worden legacy systemen gezien als een rem op de bedrijfsinitiatieven en bedrijfsprocessen die ervan afhankelijk zijn. Wanneer een omslagpunt is bereikt, moeten applicatieleiders kijken naar applicatiemodernisering om de obstakels te helpen wegnemen.” Gartner heeft hiervoor ook zeven opties op een rij gezet.
2. Lagere kosten of meer doen met hetzelfde budget
Na verloop van tijd kost het gebruik van legacy software veel geld. Vooral de support en het onderhoud van oude systemen is kostbaar. Wie kiest voor nieuwe standaard-, maatwerk- of hybride software doet een investering, maar de kosten voor onderhoud en support gaan vaak flink omlaag. Hoeveel precies dat verschilt per situatie, maar een daling tot een derde van het oude bedrag is heel gebruikelijk. Bestaande legacy systemen vervangen geeft zo meer efficiency, waardoor de kosten omlaag gaan of je meer kunt doen met hetzelfde budget. Bijvoorbeeld nieuwe innovaties realiseren voor de business.
Een aandachtspunt bij de kosten is ook dat het klassieke verschil tussen standaard software en ‘duurdere’ maatwerk software steeds kleiner wordt. Vooral de ontwikkelsnelheid die low-code softwareontwikkeling oplevert, maakt het kostenverschil kleiner. Terwijl maatwerk voor belangrijke functionaliteiten die onderscheidend zijn voor je bedrijf wel van grote waarde kan zijn. Daarom blijkt een hybride omgeving (standaard waar dat kan en maatwerk waar het moet) voor veel organisaties de beste oplossing.
3. Nieuwe software faciliteert wensen van nu
Waar ICT een hulpmiddel moet zijn om organisatiedoelen te realiseren, worden werkprocessen bij legacy systemen vaak (onbewust) afgestemd op de (on)mogelijkheden van ‘het systeem’. Als bestaande legacy systemen worden vervangen, is het mogelijk om werkprocessen écht te optimaliseren en digitaliseren voor de eisen en wensen van nu en de komende jaren. We zien daarom vaak dat de stap na lange tijd wordt gezet of bijvoorbeeld als een bedrijf ingrijpend verandert. En daarmee belangrijke werkprocessen. Als verouderde legacy systemen vervangen worden, zien we bijvoorbeeld ook dat organisaties beter proactief kunnen sturen. Daarvoor zijn steeds actuele of realtime rapportages nodig van de bedrijfsprestaties. Die software is nauw verweven met bedrijfssystemen, maar verouderde legacy software is hier meestal ongeschikt voor. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld het continu meten van klanttevredenheid of medewerkerstevredenheid.
4. Grotere wendbaarheid voor de organisatie
Het succes van organisaties wordt steeds meer bepaald door hun wendbaarheid. Daarom willen bedrijven snel kunnen reageren of anticiperen op veranderende (markt)omstandigheden. Dit hangt nauw samen met het vorige punt. Een complex legacy systeem vervangen, zorgt dat innovaties of aanpassingen voortaan sneller kunnen worden doorgevoerd. Daarbij helpt ook low-code softwareontwikkeling om sneller nieuwe applicaties te ontwikkelen die de wendbaarheid versterken. Omdat legacy systemen lang geleden zijn ontwikkeld en doorontwikkeld, bestaat er vaak ook onduidelijkheid onder de mensen die het nu gebruiken. Oude documentatie ontbreekt vaak of is incompleet of zit nog ‘in het hoofd’ van de mensen die er vroeger mee werkten. Die afhankelijkheid kan met moderne softwaresystemen ook worden losgelaten.
5. Betere beveiliging bedrijfsgegevens en werkomgeving
Bestaande legacy systemen worden na jarenlange aanpassingen vaak een soort ‘lappendeken’ van nieuwe onderdelen en noodverbanden. Dit maakt de omgeving kwetsbaar voor veiligheidsrisico’s. Daarnaast is er de laatste jaren veel veranderd op het gebied van wet- en regelgeving voor beveiliging en privacybescherming. En security is altijd gebaseerd op verandering en aanpassingen op nieuwe bedreigingen. Het probleem met legacy software is juist dat dit niet gemakkelijk te veranderen is. Zo kunnen er ook grote securityproblemen ontstaan. Dat is ook een belangrijke reden om wel tijdig over te stappen op nieuwe software, zeker voor de belangrijke kernsystemen van uw organisatie.
