Legacy systeem vervangen met standaard, maatwerk of hybride software?

Het vervangen van verouderde legacy software is vaak een belangrijke voorwaarde voor groei, nieuwe innovaties en extra onderscheidend vermogen van een bedrijf. De houdbaarheid van de oude kernsystemen (zoals ERP-systemen) kon vaak lang gerekt worden, maar dat kan niet tot in lengte van jaren. Op een gegeven moment gaan ze het digitaliseren en optimaliseren van werkprocessen echt in de weg staan. De eerste vraag is dan altijd:

Wordt het een complete vervanging of is (een deel van) het systeem anders te ontsluiten voor de nieuwe behoeften van bijvoorbeeld klanten of de business? Onze experts adviseren organisaties ook over deze vraag en regelmatig kunnen bestaande onderdelen een nieuwe functie krijgen. De software die echt te sterk verouderd is, moet wel vervangen worden. Dat kan ook belangrijke extra voordelen hebben. De vraag is dan vooral of dit standaard, maatwerk of hybride software moet worden. 

Verschillende sectoren zijn bevoorrecht met geschikte standaard software (zoals SAP). Dat was vroeger zo en dat is nog steeds zo. Maar zo’n ‘keurslijf’ heeft voor- en nadelen. Er is bijna altijd wel ‘een softwarepakket’, maar kan deze standaard software wat je nodig hebt om aan de wensen en behoeften van de business of je klanten te voldoen? Of zijn daar eerst nog veel (kostbare) aanpassingen voor nodig? Software is tegenwoordig veel belangrijker geworden voor de toegevoegde waarde die bedrijven bieden. Daarom worden bedrijven ook steeds vaker zelf softwareproducent voor een deel van hun software. 

Uiteraard kan maatwerk software veel beter en verder inspelen op specifieke behoeften. En tegenwoordig is maatwerk ook niet per se ‘duurder’ dan standaard software, zoals vroeger vaak het geval was. Vooral dankzij moderne low-code tools (zoals OutSystems) is de ontwikkelsnelheid van maatwerk veel hoger geworden. Dat maakt het voordeliger. Maar niet alles hoeft per se maatwerk te zijn. In de praktijk blijkt een hybride tussenvorm vaak de meest interessante oplossing bij een vervangingstraject, zeker voor MKB-bedrijven.

Dan rest vooral nog de vraag: welke functie hebben de standaard en de maatwerk onderdelen van je nieuwe softwareomgeving? Wij hanteren vaak als uitgangspunt: benut standaard software waar dat kan en maatwerk (low-code) software voor de onderscheidende processen die belangrijk zijn voor je organisatie. Want daarvoor wil je waarschijnlijk geen grote concessies doen en werkprocessen aanpassen op de beperkingen van standaard software. Wat belangrijke onderscheidende processen zijn, verschilt sterk per organisatie. Vaak is het sturen van facturen bijvoorbeeld geen onderscheidend proces. Dat kun je dan automatiseren met standaard software. Maar voor sommige bedrijven kan het wél heel belangrijk zijn om dit juist onderscheidend vorm te geven. Bijvoorbeeld vanwege speciale eisen die klanten stellen. Dan is het belangrijk om goed te kijken welke software het meest interessant is, nu en voor de komende jaren.

Als je kiest voor een hybride oplossing met standaard én maatwerk elementen, adviseren wij om standaard software ook zoveel mogelijk standaard te laten zijn. Het maatwerk voeren wij dan vooral door in de maatwerk low-code omgeving. Er worden dan dus geen grote aanpassingen gedaan in bijvoorbeeld standaard SAP software (de eerste laag met ‘systems of record’), maar vooral in de tweede maatwerk-laag zit het belangrijke onderscheidend vermogen voor uw organisatie en werkprocessen. Wij volgen hierin het pacelayer model van Gartner.

Bij het bouwen van maatwerkonderdelen met low-code biedt OutSystems grote voordelen bij het vervangen van legacy software.