door: Pim van Westen
“Bij het vervangen van verouderde ERP software hoeft niet per se het hele systeem vervangen te worden.”
Bij het vervangen van legacy systemen, gaat het in de praktijk vaak om het vervangen van oude ERP systemen, die inmiddels te sterk verouderd zijn. Eind vorige eeuw waren ze de belofte voor de toekomst en dat hebben ze ook waargemaakt. Sinds de jaren ’90 zijn ze massaal uitgerold om de productieplanning van bedrijven beter te organiseren. Maar als ze te sterk verouderd zijn, kunnen ze nieuwe innovaties voor klanten of de business in de weg staan. Dan komt toch het moment dat je ze moet vervangen óf anders ontsluiten. Die nieuwe ERP implementatie kan op verschillende manieren plaatsvinden.
Laten we even bij het begin beginnen. Wat is een ERP systeem precies? ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. Het is software waarmee een bedrijf de hele keten van financiën, toelevering, bedrijfsprocessen, (e)commerce, rapportages, productie en bijvoorbeeld HR-activiteiten beheert. De software werd aangekocht of in eigen beheer ontwikkeld en aanvankelijk werkten bedrijven meestal met afzonderlijke softwarepakketten. De komst van ERP systemen betekende een grote vooruitgang om werkprocessen beter en efficiënter te organiseren. Want een ERP systeem was in staat om de verschillende bedrijfsprocessen te koppelen. Het was immers een systeem geworden.
Dat zorgde voor betere prestaties, het versnelde de operationele impact, gaf meer inzicht in bedrijfsprocessen en het zorgde aanvankelijk voor grotere flexibiliteit van bedrijven omdat de systemen konden ‘meegroeien’. Wel met die beperking dat de ‘meegroeisnelheid’ afhankelijk bleef van de ontwikkelingen bij de ERP leverancier. Tegenwoordig worden ERP systemen meer ‘losely coupled’ ontwikkeld, waardoor verschillende processen ook los van elkaar kunnen functioneren en er ruimte ontstaat voor hybride oplossingen.
Elk product heeft een houdbaarheidsdatum. De ERP systemen die inmiddels verouderd zijn, bleken vaak lang mee te kunnen. Deze kernsystemen konden steeds opnieuw worden aangepast om te blijven voldoen aan nieuwe wensen of regelgeving. Wel is het onderhoud om die systemen in de lucht te houden steeds kostbaarder geworden en ook begint de kennis van oudere programmeertalen uit te sterven. Op een gegeven moment is ‘de rek’ er echt uit en komt het moment dat de vernieuwing van een verouderd ERP systeem toch moet gebeuren. De functionaliteit voldoet dan niet meer aan de eisen van deze tijd en het legacy systeem wordt een barrière voor innovatie en de verdere bedrijfsontwikkeling. En er zijn meer redenen om het vervangen van een legacy systeem niet uit te stellen.
In het algemeen is het vervangen van verouderde legacy systemen een grote uitdaging. Vooral omdat er nog veel van die systemen draaien en omdat deze kernsystemen zo belangrijk zijn voor bedrijven. Vaak zijn bedrijfsprocessen er door de jaren heen zelfs op afgestemd. ERP systemen vormen een groot deel van de oude systemen die nu aan vernieuwing toe zijn. Voor ons als softwareontwikkelaar is het vervangen van te oude ERP systemen niet veel anders dan de vernieuwing van andere legacy systemen, zoals een TMS systeem (voor transport) of banking software die wij ontwikkelen. De sectoren verschillen, maar de aanpak voor zo’n ERP implementatie komt op hoofdlijnen sterk overeen met al deze ‘administratieve transactionele systemen’.
Een systeem voor ERP vervangen, kan net als bij andere legacy systemen op verschillende manieren. Een belangrijke vraag is of het hele systeem vernieuwd moet worden. Of kan een verouderd systeem anders ontsloten worden voor je actuele en toekomstige ERP-behoeften? Want wat goed is, kan blijven. In een slim opgebouwde omgeving kunnen oude onderdelen die nog wel voldoen worden aangevuld met innovaties in een tweede software-laag met nieuw maatwerk. Dit sluit volledig aan op het bimodal advies van Gartner. Kijk dus goed hoe u wilt omgaan met uw legacy systemen. Onze experts kunnen hier uiteraard ook over adviseren.
Als een ERP systeem te sterk verouderd is om anders te ontsluiten, is vervanging de beste oplossing. Dit kan met standaard of maatwerk software of een hybride combinatie. Een groot voordeel van moderne low-code tools (zoals OutSystems) is dat maatwerk door de ontwikkelsnelheid tegenwoordig niet meer duurder is dan een standaard pakket, zoals vroeger het geval was. Daarnaast biedt OutSystems meer belangrijke voordelen bij het vervangen van verouderde ERP systemen en legacy software.
Als deels standaard software wordt benut, is de beste oplossing vaak om dit zoveel mogelijk standaard te laten. Het maatwerk kan dan sneller en beter worden doorgevoerd in de maatwerk-laag (OutSystems) dan in de standaard software. In het maatwerk zitten vooral de onderscheidende functionaliteiten die voor uw organisatie en werkprocessen belangrijk zijn. Wij volgen hierin het pacelayer model van Gartner.
Belangrijke tips en een stappenplan vind je in onze whitepaper en blogs!
Dankzij het low-code platform OutSystems is het vervangen van legacy software een stuk eenvoudiger geworden. Vooral omdat het ontwikkelteams helpt om aanzienlijk sneller te werken zonder dat dit ten koste gaat van de ontwikkelkwaliteit. Ook is het mogelijk geworden om sneller aanpassingen door te voeren. Deze voordelen helpen direct om de grootste knelpunten bij vervangingstrajecten bij organisaties weg te nemen.
Een legacy systeem vervangen is voor organisaties spannend en uitdagend. Vooral omdat er in zo’n kernsysteem bedrijfskritische processen draaien. Toch moet het een keer, want legacy systemen zijn complex, lastig aan te passen, duur in onderhoud en de oude kennis sterft uit. En nog belangrijker: na de vervanging biedt het grote voordelen voor de hele organisatie. We hebben veelgenoemde motieven op een rij gezet om de stap nu dan toch te zetten. Om daarna te kunnen profiteren van de voordelen.
Volg ons
